Hiába van egy vállalkozásnak céltartaléka, nem biztos, hogy ez a pénz ténylegesen rendelkezésre is áll. Először is tisztázni kell, hogy a céltartalékot a vállalkozás megképezi és felhasználja. Megképzésnek hívjuk, amikor a tartalékolás megvalósul, és felhasználásnak, amikor a tartalékképzés célját jelentő esemény bekövetkezik, jobb esetben kihúzzuk a fiókot, kivesszük belőle a tartalék összegét, és elköltjük a meghatározott célra. De számviteli és adózási hatásokat tekintve ezzel egyenértékű az is, ha kiderül, hogy a céltartalékra mégsem lesz szükség, mert a tartalékképzésben érintett esemény már biztosan nem fog bekövetkezni.

Céltartalékot bizonyos esetekben kötelező képezni a számviteli törvény értelmében, bizonyos esetekben pedig egy lehetőség.
A számviteli törvény erről azt mondja, hogy céltartalékot kell képezni – a szükséges mértékben – azokra a múltbeli, illetve a folyamatban lévő ügyletekből, szerződésekből származó, harmadik felekkel szembeni fizetési kötelezettségekre (például valamely jogszabályban meghatározott garanciális kötelezettségre), amelyek a mérlegfordulónapon valószínű vagy bizonyos, hogy fennállnak, de összegük vagy esedékességük időpontja még bizonytalan, és azokra a vállalkozó a szükséges fedezetet más módon nem biztosította.
Céltartalék képezhető az olyan várható, jelentős és időszakonként ismétlődő jövőbeni költségekre (például fenntartási, vagy átszervezési költségekre), amelyekről a mérlegfordulónapon feltételezhető vagy bizonyos, hogy a jövőben felmerülnek, de összegük vagy felmerülésük időpontja még bizonytalan és nem sorolhatók a passzív időbeli elhatárolások közé.
Céltartalék a szokásos üzleti tevékenység rendszeresen és folyamatosan felmerülő költségeire nem képezhető.

Könyveléstechnikailag a céltartalék képzése a vállalkozásban ráfordítást jelent. Valójában azonban nem történik olyan esemény, amely a vállalkozás számára költséget generálna, hiszen elméletileg csak betettük a pénzünket egy fiókba későbbi, esetleges felhasználás céljára. Valójában akkor lesz majd költsége a vállalkozásnak, amikor a céltartalék képzésben érintett esemény bekövetkezik, és például kifizeti a cég a garanciális kötelezettségét. Addig azonban nem lehet hatása a céltartalék képzésnek a vállalkozás adófizetési kötelezettségére, ezért a társasági adóról szóló törvény azt mondja, hogy a képezett céltartalék összegével meg kell emelni az adózás előtti eredményt. Ez azonban mindössze annyit jelent, hogy a könyveléstechnikai okokból (ráfordítás) csökkentett adózás előtti eredményt visszakorrigáljuk a korrekciós tétel alkalmazásával, ezzel az adóhatást kiszűrve.

Ha viszont a céltartalék képzésnek nincs adóhatása, és ráadásul nem is biztos, hogy tényleges pénztartalékolást jelent, akkor mire jó?

Arra, hogy miért nem jelent bizonyosan pénztartalékolást nem térek ki részletesen, hiszen korábban erről már volt szó. Csupán emlékeztetőként jegyzem meg, hogy vannak olyan tételek az eredmény kimutatásban, amelyek nem járnak együtt pénzmozgással, így a pénzügyi eredmény a számviteli eredménytől jelentősen eltérhet.

A céltartalék képzés lényege az, hogy bár adóhatása nincs, az adózás utáni eredményt mégis csökkenti (hiszen a ráfordítások között szerepel). Az eredmény csökkenése pedig azzal jár, hogy a tulajdonosok részére történő osztalékfizetés a céltartalék összegével kisebb lesz a céltartalék képzés nélküli összegnél. Ezzel próbálta a törvényalkotó biztosítani, hogy a vállalkozásnak legyenek tartalékai azokra az esetekre, amikor előre nem ismert összegű kötelezettségekkel szemben kell helytállniuk a jövőben.
A törvényalkotó szándékai érthetőek. Nézzük, mikor lehet érdemes céltartalékot képeznünk, ha egyébként nem kötelező! Vegyünk példaként egy olyan kft.-t, amelynek 12 tulajdonosa van. Az ügyvezető felelőssége ebben az esetben eltér attól, ha a vállalkozást mondjuk a férj és a feleség tulajdonolja, mert ebben az esetben egy esetleges fizetésképtelenségből adódó konfliktus családon belül marad. Idegen tulajdonosokkal szemben azonban a helyzet teljesen megváltozik. Az ügyvezetőnek az osztalék fizetésekor nyilatkoznia kell arról, hogy a kifizetés nem fogja a vállalkozást likviditási nehézségbe sodorni. Ha a vállalkozás például a környezetre káros tevékenységet folytat, egy esetleges környezeti károkozás a céget tönkre is teheti. Adott esetben felmerülhet ebben az ügyvezető felelőssége két oldalról is. Egyrészt perelhetik a cég tulajdonosai, hogy nem megfelelő előre látása következményeként a cég tönkre ment, másrészt a környezeti kár megtérítésének elmulasztása miatt is bajba kerülhet. Ezért az ügyvezetőnek érdeke lehet a céltartalék megképzése bizonyos körülmények között akkor is, ha egyébként az nem volna kötelező.

Amikor a céltartalék képzésben érintett esemény bekövetkezik, vagy bizonyossá válik, hogy nem fog bekövetkezni, a céltartalékot fel kell használni. Ez azt jelenti, hogy az egyéb bevételekkel szemben a céltartalék a könyvből kivezetésre kerül. Ez ismét egy könyveléstechnikai esemény, melynek folytán nő a vállalkozás eredménye, holott gazdasági teljesítményt nem nyújtott. Ebben az esetben ismét az adózás előtti eredmény korrekciós tételek segítségével szűrjük ki a nem kívánt adóhatást, és az adóalapot a felhasznált (felszabadított) céltartalék összegével csökkentjük. Ha a tartalékképzésben érintett esemény nem következett be, akkor a céltartalék felszabadításával, és az adóalap korrekciójával a feladatok véget érnek. Ha azonban az esemény bekövetkezett, az arra fordított költségek elszámolása a szokásos módon zajlik a céltartalék felszabadítását követően.

Összefoglalás

A céltartalék képzés bizonyos esetekben kötelező, más esetekben egy lehetőség.
Az ügyvezetőnek akkor is érdeke lehet a céltartalék képzése, ha egyébként az nem kötelező.
A céltartalék képzésnek és felhasználásnak adóhatása nincs. A nem kívánt adóhatást az adóalap korrekciós tételek alkalmazásával szűrjük ki.
A céltartalék képzés nem bizonyosan jelent tényleges pénztartalékolást.