Röviden, a címzett vagy annak természetes személy képviselője egy értesítő e-mailt kap az ügyfélkapuhoz rendelt, általa megadott e-mail címre. Aki ezt követően a Kormányzati portálról (Ügyfélkapu), bejelentkezés után, letöltheti a küldeményt.
A postai úton küldött megbízólevélhez képest fogjuk megvizsgálni meg az eltéréseket.

Tekintsük át először a postai út szabályait!

A megbízólevelet postai küldeményként, hivatalos iratként kell feladni. A hivatalos irat postai kezelésének szabályait foglaljuk össze. A hivatalos irat egy speciális tértivevényes ajánlott levél, amelynek átvételi idejét, az átvevő személyét, az átvételi jogosultság jogcímét, illetve az átvétel megtagadás, vagy az át nem vétel tényét a posta jelzi a feladónak, a speciális tértivevény nyomtatvány megfelelő kitöltésével. A kézbesítés szabályai eltérőek a természetes személyek és a szervezetek vonatkozásában.

Tekintsük át, ki lehet a megbízólevél címzettje? Természetesen elsősorban az adózó. Az ellenőrzés a megbízólevél átvételével indul, ezért erre az ellenőrzésre előzetesen eseti meghatalmazást nem lehet adni, így eseti meghatalmazott címzett nem lehet. Más a helyzet, ha nem eseti, hanem állandó meghatalmazottról vagy megbízottról van szó. Az állandó meghatalmazással (megbízással) az adózó a meghatalmazás (megbízás) érvényessége ideje alatt minden ügyre kiterjedően vagy egyes ügycsoportokra adhat meghatalmazást (megbízást). Ezt egy nyomtatványon (15VAMO) teheti meg az adózó. Mellékelni szükséges a meghatalmazást (megbízást) eredetben vagy hiteles másolatban. Ezért értelemszerűen csak papír alapon nyújtható be.
A nyomtatványon az adózó nem választhatja, hogy csak az ellenőrzésre vagy az követő hatósági eljárásra is ad-e meghatalmazást, csak együttesen adhat meghatalmazást. Ez nem feltétlenül esik egybe a meghatalmazó szándékával. Erre figyelemmel lehettek volna a nyomtatvány szerkesztői.
Eszerint a megbízólevél címzettje lehet az adózó, vagy annak állandó, az adóhatóságnál bejelentett meghatalmazottja, akinek a meghatalmazása korlátozás nélküli, vagy kiterjed az ellenőrzési eljárásra.
Az adóhatóság az adóhatósági iratot, így a megbízólevelet is, esetünkben állandó, az adóhatósághoz a megadott nyomtatványon bejelentett meghatalmazott képviselő mellett, az adózó részére is kézbesítheti. Ilyen esetben az iratot az adózó, valamint a meghatalmazott részére ugyanazon a napon kell postára adni. Ha az irat az adózó és a meghatalmazott részére is kézbesítettnek minősül, úgy a kézbesítés joghatásai az első kézbesítés időpontjában állnak be. Ezért az ellenőrzés a korábbi átvétel időpontjában kezdődik, azaz ekkortól lesz önellenőrzési tilalom is.
Az adóeljárási szabályok szerint a meghatalmazott részére szóló adóhatósági irat címzésében fel kell tüntetni az adózó nevét, a meghatalmazott nevét és meghatalmazotti jogállását. A rendelkezés az irat címzésére vonatkozik, ez nem a borítékot jelenti. Kézbesítési hibára hivatkozásra ez nem ad alapot!
A továbbiakban különbséget kell tegyünk, az adóhatóság előtti meghatalmazott és a postai kézbesítés során meghatalmazott személye között. A postai körben ezt úgy jelölöm, hogy a meghatalmazott helyett postai meghatalmazottként hivatkozom rá.
Természetes személy címzett esetén, a küldemény kézbesíthető a címzettnek, a postai meghatalmazottjának, a helyettes átvevőjének (címen tartózkodó 14 évnél idősebb hozzátartozó), valamint a közvetett kézbesítőnek. Ez utóbbi a katonaságnál, a börtönben, az egészségügyi vagy szociális intézményben, stb. tartózkodó címzettek esetében az intézmény általi küldemény átvételre vonatkozik. Amennyiben a címzett nevében eljárók nem veszik át a küldeményt, vagy a címzett nem tartózkodik a címhelyen, értesítőt kell elhelyezni. Ha címzett tagadja meg az átvételt, azt a posta jelzi a feladó felé és kézbesítettnek minősül.
Szervezet címzett esetén, hasonlóan kell eljárni, de a szervezetet képviselő személy, vagy ha a szervezet postázót működtet annak alkalmazottja minősül a címzett nevében eljárni jogosultnak, ez felel meg nagyjából a természetes személy címzettnek. Helyettes átvevő (hozzátartozó) szervezet esetén nem értelmezhető. De lehetséges postai meghatalmazott, illetve közvetett kézbesítő részvétele az eljárásban.
Ha a kézbesítés sikertelen a posta értesítőt helyez el, majd az ezt követő ötödik munkanapon ismét megkísérli a kézbesítést, ha addig a postán nem vették át a küldeményt. Ennek sikertelensége esetén ismételten értesítőt helyeznek el, majd annak elhelyezését követő öt munkanapig még a postahivatalban átvételre rendelkezésre tartják a küldeményt. Amennyiben nem vették át ez alatt az idő alatt, a küldemény kézbesítettnek minősül. Ez praktikusan azt jelenti, hogy a küldemény első értesítőjének elhelyezését követően kettő heten belül lehet azt átvenni. A postánál a szombati nap nem kézbesítési munkanap, a vasárnap pedig általános munkaszünet, így jön ki a kettő hét, amely hosszabbodhat, ha közben ünnepnap van.
A megbízólevelet, mint hivatalos iratot borítékban kell feladni és a boríték címzésében a feladót a címzettet fel kell tüntetni. Természetesen a címzettet pontosan meg kell nevezni, és címet is pontosan kell feltüntetni. Téves vagy hibás címre küldött hivatalos levél joghatást nem válthat ki!
A címzett a postával kötött szerződés alapján rendelkezhet úgy, hogy a küldeményeit egy másik címhelyre kézbesítsék, ez az úgynevezett átirányítás. Amennyiben az értesítőt a posta nem az átirányított címhelyen, hanem ott ahonnan átirányították, helyezi el, a címzett nem értesül a küldeményről, így azt átvenni sem tudja. Ez egy példa a kézbesítési szabályok megsértésére.
A posta a nem kézbesített levelet, az ok megjelölésével visszaküldi a feladónak. A kézbesíthetetlenség oka lehet a címzett, a feladó, illetve a posta ügykörében is előfordulhat.

Tekintettel arra, hogy a kézbesítéshez, és annak idejéhez komoly joghatás fűződik, a kézbesítetlenségnek az okozójának személye lényeges az eljárási kihatásai miatt.
• Ha a feladó (adóhatóság) oldalán fennálló okból sikertelen a kézbesítés, akkor nem szabályos a kézbesítés nem indult meg az ellenőrzés.
• Ha a címzett (adózó vagy meghatalmazottja) oldalán fennálló okból sikertelen a kézbesítés, beállhat a kézbesítési vélelem, és az ellenőrzés szabályszerűen megindul.
• Ha a posta oldalán fennálló okból sikertelen a kézbesítés, vagy nem megfelelő személynek kézbesítették a hivatalos iratot, az ellenőrzés szabályosan nem indulhat meg.

Foglaljuk össze, hogy milyen kézbesítési események lehetnek!

Szabályos a kézbesítés a címzettnek:
• A címzett rendben átvette a küldeményt, postai válasz: a kézbesítés ideje, és az átvevő személye, és postai kézbesítésben elfoglalt jogállása.
A feladó mulasztása, nem szabályos a kézbesítés:
• Nem a megfelelő címzettet jelölte meg a feladó. Nem a jogosultnak címezte a hivatalos iratot az adóhatóság. A küldemény átvétele nem jelenti az ellenőrzés megindulását!
• A feladó nem hivatalos iratként adta fel a megbízólevelet. Például ajánlott levélként, vagy EMS küldeményként, stb. Csak a hivatalos iratként feladott küldemény vált ki joghatást, ezért ennek a küldeménynek átvétele nem jelenti az ellenőrzés megindulását!
• A küldemény feladójának hibás feltüntetése. A megkívánt postai válasz nem érkezik meg!
• A küldemény postai címzése vagy címe nem megfelelő, vagy a cím nem létező, továbbá ha a címhely azonosításra nem alkalmas, vagy nem egyértelmű [például hiányos], postai válasz: cím nem azonosítható.
• A címzett a címen egyértelműen nem azonosítható, vagy nem ismert [például több azonos nevű személy van az adott címen, vagy a nevét a feladó elírta], postai válasz: címzett ismeretlen.
A kézbesítetlenség tényleges okát és felelősét ki kell deríteni, a jogkövetkezmények az októl és a felelős személyétől függenek.
• A címzett a bejelentése alapján elköltözött, postai válasz: elköltözött.
• A postának tett bejelentés alapján a természetes személy meghalt, vagy a szervezet megszűnt, postai válasz: bejelentve meghalt vagy bejelentve megszűnt.
• A posta az értesítőt sem tudja elhelyezni, és személyesen sem tudta átadni a küldeményt, postai válasz: kézbesítés akadályozott.
A címzett oldalán fennálló ok miatt a hivatalos irat kézbesítettnek minősül:
• A címzett megtagadta a hivatalos irat átvételét, postai válasz: átvételt megtagadta.
• A címzett vagy egyéb jogosult átvevő a kézbesítésről szóló értesítésben megjelölt határidő lejártáig a rendelkezésére tartott küldeményért nem jelentkezett, postai válasz: nem kereste.
A posta oldalán fennálló ok miatt a hivatalos irat nem minősülhet kézbesítettnek:
• A posta a kézbesítési cselekményt nem a megfelelő személlyel végezte, nem helyettes átvevő, nem postai meghatalmazott, nem a tényleges címzett, volt az.
• A posta a kézbesítési cselekményt nem az átirányított címhelyen végezte.

Látjuk a hagyományos postai úton történő iratkézbesítés szabályai is eléggé összetettek. A tanulság az egészből annyi, hogy a posta felé legyen az adózó bejelentve, gondoskodjon a levélszekrény elhelyezéséről és azon a nevének feltüntetéséről.
Kisebb cégek bizonyára nem tartanak fenn postázót, de ki lehet jelölni egy vagy két munkatársat a küldemények átvételére. Amennyiben a küldeményt személyesen nem tudták átvenni, az értesítőben foglalt határidőig azt célszerű átvenni. A határidő lejártát követően a küldemény kézbesítettnek fog minősülni anélkül, hogy a tartalmát megismerte volna a címzett. Ez komoly eljárási hátrány! A kézbesítés sikertelensége alapul szolgálhat az adószám felfüggesztésére is.

Most lássuk a megbízólevél elektronikus kézbesítésére vonatkozó szabályokat!

Az eljárási szabályok 2014. július elsejétől teszik ezt lehetővé. Általánosságban 2012. április elsejétől történt nagy szabályozási váltás. A jogalkotó újra szabályozta a közigazgatásban az elektronikus kapcsolattartás szabályait. Az elektronikus hitelesítési és titkosítási technológia lehetővé tette, hogy a postai küldemények mintájára titkosan, biztonságosan és dokumentáltan történjenek meg a hatóságok és az ügyfelek, illetve a hatóságok egymás közti levelezései.
A szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokról (SZEÜSZ) szóló előírásokat, egy kormányrendeletbe foglalták. Ebben több fajta szolgáltatásnak írják le a technológiai követelményeit, és a használatuk által kiváltott joghatást. A köznapi elnevezéssel Ügyfélkapu, több SZEÜSZ-t, vagy azokat megelőzően definiált szolgáltatást tartalmaz, például a Biztonságos Elektronikus Dokumentumtovábbító Szolgáltatást (BEDSZ). Ez a technológiai paramétereit illetőn nem felel meg a biztonságos kézbesítési szolgáltatás (BKSZ) minden kritériumának. Jelenleg még fejlesztik a BKSZ-t, még ilyen szolgáltatás nincs. A közigazgatási eljárási törvény a kézbesítési vélelmet a BKSZ használatához fűz. Megállapítja, hogy a biztonságos kézbesítési szolgáltatásnak nem minősülő kézbesítési megoldásokkal jogszabályban előírtak szerint igazolható a kézbesítés ténye, kézbesítési vélelem e megoldásoknál nem alkalmazható. Azaz a kézbesítés ténye nem vitatható, de annak időpontját a rendszer nem igazolja kellő biztonsággal. Előfordulhat, hogy a dokumentum letöltés közben technikai hiba történik (hálózati hiba, ügyfélkapu rendszer kimaradás, stb.) és a tényleges letöltés ideje módosul.
Az adóeljárási törvény, mint sajátos ágazati törvény, ezt a szabályozást felülírja! Adóügyekben az elektronikus úton kézbesített adóhatósági irat az átvétel napján kézbesítettnek minősül, ha a központi elektronikus szolgáltató (ügyfélkapu) rendszer az irat kézhezvételét igazolja vissza. Az elektronikus úton kézbesített adóhatósági irat vonatkozásában a kézbesítési vélelem az iratnak az elektronikus kézbesítési tárhelyen történő ismételt elhelyezésétől számított ötödik napot követő munkanapon áll be.
Most már csak azt kellene tudnunk, hogy az első és az ismételt elhelyezés között mennyi időnek kell eltelnie? Ezt konkrétan nem szabályozza semmi. A SZEÜSZ rendelet a BKSZ igénybevételével kézbesített iratnál írja elő, hogy az átvételre legalább 5 napot kell biztosítani. Amennyiben a címzett a küldeményt a határidőn belül nem veszi át, s az átvételt nem tagadja meg, akkor a kézbesítést ismételten meg kell kísérelni. De tudjuk, az adóhatóság Ügyfélkapun keresztüli iratkézbesítési rendszere nem számít BKSz-nek. Ezért a határidők vonatkozásában csak feltételezhetjük, hogy a kézbesítés során így járnak el.
Láthatjuk, míg a postai kézbesítés munkanapban szabályoz, addig az elektronikus kézbesítés adóhatósági előírásai naptári napban szabályoznak. Erre célszerű figyelemmel lennie annak, aki az utolsó jogszerű pillanatban szeretné az iratot átvenni!
Tekintsük át, kik lehetnek a címzettek elektronikus kézbesítés esetén. Az elektronikus kézbesítés sajátossága, hogy az Ügyfélkapu csak természetes személyek számára áll rendelkezésre. Tehát a címzett minden esetben természetes személy lesz. Szervezet esetén a törvényes képviselő vagy a szervezet képviseletére bejelentett személy jöhet szóba, ha rendelkezik ügyfélkapuval.
Az állandó meghatalmazottakról írtak ebben az esetben azzal egészülnek ki, hogy a meghatalmazottnak szükséges ügyfélkapuval rendelkezni.
Az adóügyek elektronikus intézésére meghatalmazást lehet vagy kell adni. Azoknak az adózóknak, amelyeknek kötelező az elektronikus bevallás valakit meg kell jelölni a kötelezettségek teljesítőjeként. Ha az nem a szervezet vezető tisztségviselője, akkor számára meghatalmazást kell adni. Ennek a bejelentését is nyomtatványon kell megtenni, ez a 15T180 jelű nyomtatvány. Utoljára 2015. 04. 17. napján módosították. A gyakorlati kérdés, hogy az adóbevallások elektronikus benyújtására meghatalmazott személy (általában a könyvelő) meghatalmazása erre is kiterjed-e?
Ugyanis nem biztos, hogy az ellenőrzés alatti képviselettel a könyvelőt bízzák meg. A meghatalmazást nem a nyomtatvány keletkezteti, hanem az ahhoz mellékelt tényleges meghatalmazás. Ha ebben kifejezetten nem szerepel ez elektronikusan megküldött megbízólevél átvétele, akkor azt kiterjesztően nem lehet értelmezni. Egy határeset van, ha a meghatalmazásban a meghatalmazó úgy nyilatkozik, hogy az minden jövőben bevezetésre kerülő elektronikusan intézhető ügyre kiterjed.
A hivatkozott nyomtatvány nem tartalmazza azt a lehetőséget, hogy az elektronikus megbízólevél átvételére adandó meghatalmazásról, a meghatalmazó a többitől függetlenül nyilatkozhasson!
De vizsgáljuk meg a mit jelent az elektronikusan intézhető adó ügy. Erről egy miniszteri rendelet rendelkezik, amelyet 2015. január elsején módosítottak utoljára. Ebben felsorolják, hogy mit értenek elektronikusan intézhető ügy alatt. A felsorolásban szerepel, az Ügyfélkapun keresztül a megbízólevelek érvényességének ellenőrzése. Ez nem az elektronikusan küldött megbízólevél átvétele. Amennyiben a jogalkotó az elektronikusan küldött megbízólevél átvételét is elektronikusan intézhető adóügynek tekintené azt a rendelet legutóbbi módosításakor megoldotta volna.
Röviden a jövőben bevezetésre kerülő elektronikusan intézhető adóügyekre adott meghatalmazás nem terjed ki az elektronikusan küldött megbízólevél átvételére.
A postai útnál írtak a párhuzamos küldésre, amikor az adózónak és meghatalmazottjának egyidejűleg adják fel az iratot, vonatkoznak az elektronikus kézbesítésre is.

Ennek fényében foglaljuk össze, hogy milyen kézbesítési események lehetnek a megbízólevél elektronikus kézbesítése során:
Szabályos a kézbesítés a címzettnek:
• A címzett rendben átvette a küldeményt, ügyfélkapu válasza: a letöltés ideje.
A feladó mulasztása, nem szabályos a kézbesítés:
• Nem a megfelelő címzettet jelölte meg a feladó. Nem a jogosultnak címezte a hivatalos iratot az adóhatóság. A küldemény átvétele nem jelenti az ellenőrzés megindulását!
• A feladó nem ügyfélkapun keresztül adta fel a megbízólevelet. Például e-mailként, stb. Csak az ügyfélkapun keresztül feladott küldemény vált ki joghatást, ezért ennek a küldeménynek átvétele nem jelenti az ellenőrzés megindulását!
• A küldemény ügyfélkapus címzése nem megfelelő, (például már megszűnt elérhetőségre hivatkozik), ügyfélkapu válasza: a küldemény nem kézbesíthető. Az adóhatóság más úton küldi el a megbízólevelet.
A címzett oldalán fennálló ok miatt a hivatalos irat kézbesítettnek minősül:
• A címzett megtagadta az irat átvételét, ügyfélkapu válasza: átvételt megtagadta.
• A címzett a kézbesítésről szóló értesítésben megjelölt határidő lejártáig a rendelkezésére tartott küldeményt nem töltötte le, ügyfélkapu válasza: nem kereste.
Az ügyfélkapu oldalán fennálló ok miatt a hivatalos irat nem minősülhet kézbesítettnek:
• Rendszerhiba, műszaki üzemzavar miatt az ügyfélkapu nem küldött értesítést a címzettnek.

Összegezve, a hivatalos iratok posta és ügyfélkapus átvétele rendkívül szerteágazóan szabályozott. Ezekre figyelemmel kell lenni, mert egy irat vételének, vagy át nem vételének komoly jogkövetkezményei lehetnek.
Az elektronikusan kézbesített megbízólevelek körében érdemes arra tekintettel lenni, hogy azt ki kapja. A könyvelő számára megküldött megbízólevél érkezése esetén célszerű az ellen kifogást emelni és postai úton kérni azt!